Como gerar uma Invoice?
Hellen Vidal, CFP®, responde:
Caro leitor!
Se você é uma pessoa física ou jurídica que vende produto ou presta serviço ao exterior, é fundamental entender como gerar uma Invoice, documento necessário para receber os pagamentos internacionais e, também, para provar a operação.
A Invoice funciona como uma nota fiscal, porém não possui um valor fiscal, mas sim representativo. Ela deve ser emitida assim que o serviço for faturado, conforme prazo e períodos acordados com o cliente, e não tem validade fiscal. Já a nota fiscal deve ser emitida após o pagamento e tem validade fiscal e tributária.
Existem alguns geradores de Invoice na internet, sendo que algumas plataformas disponibilizam as opções de emitir em português ou em inglês, conforme a necessidade. As principais informações solicitadas para quem presta serviço para o exterior são: informações sobre o profissional; descrição completa da mercadoria ou do serviço prestado, preferencialmente incluindo a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul); preço, que deve ser na moeda de origem do país; forma de pagamento; dados bancários para o pagamento; data de emissão; número do documento; nome, endereço completo do emissor e dados bancários; nome e endereço completo do destinatário; tipo de transporte do fruto da operação comercial; local de embarque e de desembarque; assinatura do emissor da Invoice (indicado).
Agora, se a venda for de produto, as informações solicitadas são outras: locais de embarque e desembarque; tipo de transporte; descrição completa da mercadoria; quantidade, peso bruto e líquido; termos de venda; tipo de embalagem, número e marca de volumes.
Por tudo isso, utilizar um gerador de Invoice confiável é fundamental para evitar erros e garantir que todas as informações sejam apresentadas de forma clara e precisa, verificando sempre se todos os campos estão corretamente preenchidos antes de gerar o documento.
Não há um modelo padrão de Invoice que todas as empresas que realizam transações comerciais internacionais devem seguir, ficando a critério do empreendedor escolher entre usar um formulário pré-formatado ou criar o seu próprio.
Recomenda-se que a Invoice seja preenchida no idioma do cliente ou em inglês, para garantir uma melhor compreensão e facilitar a comunicação. Essa abordagem ajuda a evitar mal-entendidos e fortalece o relacionamento comercial.
E, depois que gerar a Invoice, faça uma leitura atenta. Lembrando que uma Invoice ilegível ou com informações incorretas pode não ser validada, o que pode atrasar seus pagamentos.
Investir tempo na elaboração de um documento claro e preciso é essencial para o sucesso de suas transações internacionais. Boa sorte em suas vendas internacionais!
Hellen Vidal é planejadora financeira pessoal e possui a certificação CFP®️ (Certified Financial Planner), concedida pela Planejar – Associação Brasileira de Planejamento Financeiro. E-mail: [email protected]
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